איך נראה מכרז

רכיבי המכרז

מכרז הוא מעין "הזמנה להציע הצעות". ככלל, גוף ציבורי שיש לו צורך בספק שירותים או מוצרים חיצוני מזמין את כלל הספקים הרלוונטיים (כלומר אלו המסוגלים לענות על הצורך של הגוף הציבורי בצורה אמינה) להציע לגוף הציבורי הצעות לגבי אופי ואיכות השירות או המוצר והמחיר שלו. בהמשך, הגוף הציבורי שוקל את השיקולים שהגדיר מראש ובעזרתם מכריע לאיזו הצעה להיענות ולהתקשר עמה בהסכם.

המכרז מפרט שלושה חלקים עקרוניים, גם אם במבט ראשון זה לא מחולק כך: תיאור ההליך, ההצעה ובחירתה והגדרת ההתקשרות עם ההצעה הזוכה. במאמר זה נסקור את שלושת הרכיבים במבט על. חשוב להבהיר שכמובן שישנם הבדלים במורכבות ובמבנה המכרז בין מכרז עירוני להתקשרות עם עסק מתחום הבידור לבין מכרז חברה ממשלתית בתחום התשתיות. אולם שלושת החלקים האלה הם היסודות העקרוניים של המכרז.

חלק ראשון: תיאור ההליך

הליך המכרז מובנה בצורה קשיחה לפי לוח זמנים ברור שמוצג לרוב גם בטבלה בתוך מסמכי המכרז. לוח הזמנים מגדיר מועדים קשיחים של פתיחת וסגירת ההליך ומופעים שונים במהלכו. ההקפדה על המועדים קריטית לשם עמידה במכרז.

שאלות הבהרה

מלבד מועדי פתיחת תיבת ההצעות (כלומר האפשרות להגיש הצעות – פיזית או באמצעים דיגיטליים) וסגירתה, ישנם מופעים נוספים במסגרת ההליך. מופע שישנו בכל הליך מכרזי הוא שאלות הבהרה. עריכת שלב שאלות הבהרה הוא חובה מצד עורך המכרז, בו הוא מאפשר למציעים פוטנציאליים לשלוח הערות לגבי תנאי המכרז. מציעים יכולים לנצל את השלב הזה כדי לנסות ולהכניס למכרז התאמות שייטיבו עם סיכוי הצעתם להתקבל. לאחר תום המועד למשלוח שאלות הבהרה, עורך המכרז מחוייב לפרסם תשובות לשאלות הבהרה, ובמקרה הצורך יפרסם גם נוסח מעודכן לחוברת המכרז.

סיור מציעים

מופע אחר הוא סיור (או מפגש) מציעים. קיום המופע הזה כחלק מהליך המכרז אינו חובה עבור הגוף הציבורי שעורך את המכרז, אך הוא יכול לקבוע כי מבחינת המציעים הפוטנציאליים ההשתתפות בו תהיה חובה, תנאי סף להמשך השתתפותם בהליך. אם המכרז נוגע לנכס או שטח מסויים תחת הגוף הציבורי תהיה נטייה לקיים סיור מציעים פיזי בנכס או השטח. בהקשרים אחרים המפגש עשוי להיערך במקום סגור ואף בהיוועדות חזותית, או לא להתקיים בכלל. תכלית המפגש עבור עורך המכרז הוא להציג את נושא המכרז למציעים הפוטנציאליים ולהתרשם מהם, והוא גם הזדמנות טובה עבור המציעים הפוטנציאליים להתרשם ממציעים אחרים שיתמודדו מולם.

קשיחות לוחות הזמנים

ככלל, לוחות הזמנים של המכרזים קשיחים ואי עמידה בהם עלולה לגרור פסילת הצעה. למשל הצעה שהוגשה לאחר מועד סגירת תיבת המכרזים תיפסל אפילו באיחור של דקות בודדות. ואולם, עורך המכרז יכול להודיע מראש, בין מיוזמתו ובין לאור פניות מציעים פוטנציאליים, על דחיית מועדים. על כן חשוב מאוד לעקוב אחרי ההודעות המתפרסמות מעת לעת על ידי עורך המכרז.

ההצעה ובחירתה

כדי לאפשר הגשת הצעות רק על ידי מציעים רלוונטיים ובהמשך גם לבחור מהם את המציע הטוב והיעיל ביותר, המכרז קובע תנאים וכללים לבחירה. נסקור בקצרה את הרכיבים האלה, בשים לב שלא כולם קיימים בהכרח בכל מכרז.

תנאי סף

ראשית ישנם תנאי סף הקובעים האם עורך המכרז יתייחס להצעה וישקול את ההתקשרות עם המציע על בסיסה. תנאי הסף יכולים להתחלק לתנאי סף מנהליים, כלומר דרישות חוקיות מגורם פרטי המתקשר עם גוף ציבורי, ותנאי סף מקצועיים שתכליתם לאפשר רק למציעים שיש להם היכולת לענות על הצורך של הגוף הציבורי. למשל, גוף ציבורי גדול הזקוק לשירותי הסעדה יכול לכלול תנאי במכרז לפיו על המציע להיות עסק מתחום ההסעדה עם מחזור שנתי בהיקף כלשהו שיעיד על כך שמדובר בעסק גדול שמסוגל לספק שירותי הסעדה נרחבים די הצורך.

ערבות

שנית, ישנם מכרזים בהם נדרשת ערבות. עורך המכרז מסתמך על כך שבסופו של תהליך ייחתם הסכם עם גורם פרטי שיוכל לספק את הנדרש במכרז, ואם המציע הזוכה ישתמט מלחתום על הסכם או לקיים את חלקו – הערבות תהיה פיצוי עבור עורך המכרז שנפגע מכך. כלומר, הערבות מבטיחה שרק מציעים שמעוניינים ומסוגלים לעמוד בדרישות הגוף הציבורי ייגשו למכרז. הערבות הזאת תחומה לתקופת המכרז בלבד ולא לתקופת ההתקשרות שלאחריו. כמובן שתיתכן במקום או בנוסף לערבות הזאת ערבות אחרת לתקופת ההתקשרות עצמה.

דירוג איכות והצעה כספית

שלישית, לאחר שנקבע אילו הצעות עברו את הסינון הראשוני יש לבחור מתוכן בהצעה זוכה. לעתים ישנם "מכרזי מסגרת" בהם ספקים פרטיים שעברו את הסינון הראשוני נכנסים למאגר ורק לאחר מכן בהליך נפרד בוחרים מהמאגר עם מי לקיים התקשרות. במכרזים רגילים בהם מעוניינים להתקשר עם ספק יחיד צריך לבחור כבר בהליך המכרזי את ההצעה הזוכה מבין כל ההצעות שצלחו את הסינון.

ישנם הרבה שיקולים אפשריים בבחירת הצעה זוכה. שני שיקולים עיקריים הם גובה ההצעה הכספית (ככל שההצעה משתלמת יותר כספית לגוף הציבורי הנטייה לבחור בה תגדל) ודירוג איכות ההצעה (להצעה יותר איכותית יהיו יותר סיכויים להיבחר). לעתים שני השיקולים האלה קיימים ויש מנגנון שמשקלל את ההצעות ומדרג אותן, לעתים רק אחד מהם קיים, ולעתים ישנם שיקולים נוספים כמו למשל ניסיון קודם בעבודה עם המציע. כמו כן, במקרים רבים עורך המכרז משאיר לעצמו האפשרות לבחור בהצעה שלא דורגה ראשונה על פי מערכת הדירוג שנקבעה מראש או לא לבחור באף הצעה.

דירוג איכות יכול להתבסס על ותק של המציע בתחום, על חוות דעת של התקשרויות קודמות, על תכניות עבודה או מוצרים שיציג המציע במכרז וכל שיקול רלוונטי אחר לאותה ההתקשרות. לכל מאפיין ניתן ניקוד ומוגדרת שיטה שבה הניקוד משוקלל. כאשר ישנה הצעה כספית, נערך חישוב המשקלל את ההצעות הכספיות ומדרג אותן בנפרד. לבסוף שני הרכיבים האלה מקבלים את משקלם הסופי וניתן ציון לכל הצעה.

חשיבות הדיוק בבניית ההצעה

חשוב לשים לב: בדיקת ההצעות נעשית בצורה קפדנית ביותר. סטייה ולו הקלה ביותר מנוסח הערבות הנדרש במסגרת המכרז יכול להביא לפסילת ההצעה. הצגת עמידה בתנאי סף שלא בדיוק באופן הנדרש עלולה להביא גם כן לפסילת הצעה. גם בניית מענה לדירוג איכות או הצעה כספית צריכה להיעשות באופן מדויק ומיטבי למיקסום הניקוד האפשרי, אחרת סיכויי קבלת ההצעה יפחתו.

הגשת הצעה וההתקשרות

מלבד פירוט התנאים הנדרשים להצלחה במכרז, המכרז יתאר גם את אופי ההתקשרות בין עורך המכרז למציע שיזכה בו. כאמור, מכרז הוא "הזמנה להציע הצעות" עבור עסקה מסויימת. מציע שיזכה ואיתו יחתם ההסכם יצטרך לעמוד בכל התנאים של אותו הסכם. לכן כבר בניית ההצעה צריכה לשקול את יכולת ואופן העמידה בהתקשרות המוצעת, ובנוסף גם במהלך תקופת ההתקשרות בהסכם עלולות לצוץ שאלות שיש להן קשר למכרז עצמו אף על פי שבשלב זה הליך המכרז כבר הסתיים.

לסיכום

כאמור, הגשת הצעה באופן שיבטיח את קבלתה ויגדיל את סיכויי זכייתה הוא עניין מורכב. כל סטייה קלה יכולה להשפיע משמעותית על קבלת וזכיית ההצעה. לכן מומלץ תמיד להיעזר בעורך דין מנוסה בדיני מכרזים לליווי בכל שלבי ההגשה. כבר בשלב שאלות ההבהרה לנסח שאלות שיוכלו להשפיע על עיצוב המכרז לטובת המציע, ובהמשך לוודא שההצעה עומדת בתנאי הסף השונים ושהמענה לניקוד האיכות מיטבי.

הליך שקילת ההצעות נעשה על ידי וועדה המורכבת מאנשי מקצוע רלוונטיים של אותו גוף ציבורי. כמו כל בני האדם, גם הם מועדים לטעויות. מציע שסבור שנעשה לו עוול בהליך – בין בפסילת ההצעה ובין בניקוד נמוך עבורה יכול לנסות לתקן את העוול אם יפעל במהירות ובמקצועיות. מימד הזמן חשוב ביותר בתקיפת ההליך, וככל שמתרחקים יותר בזמן הסיכוי להצליח לחולל שינוי קטן.

כל המאפיינים האלה: בניית ההצעות, ליווי בהגשה, תקיפת החלטות וועדת המכרזים וליווי לאורך חיי הסכם ההתקשרות דרושים ידע ומומחיות בדיני המכרזים. משרדנו צבר ניסיון בתחום המאפשר ללוות לקוחות להצלחה בעמידה במכרז. אם אתם מעוניינים בסיוע וייעוץ לגבי בנייה של הצעה, הגשתה או כל תחום אחר – זכרו כי מימד הזמן קריטי במסגרת ההליך וצרו עמנו קשר בהקדם.