מה שחשוב לדעת על הסכם לחברת ניהול ואחזקה

חברות ניהול ואחזקת מבנים למגורים ומסחר צריכות הסכם מדף מקיף ויסודי. במאמר הזה נפרט מה יש לכלול בהסכם הזה וכיצד חברת הניהול והדיירים צריכים להתייחס אליו.

למה בניינים צריכים חברת ניהול ואחזקה?

במהלך השנים התפתח תחום חדש – ניהול ואחזקת מבנים.

בעבר גרנו בבניינים נמוכים והתפקיד של ועד הבית היה בעיקר לדאוג לניקיון חדר המדרגות. עם הזמן התפתחו גינות בשטחים המשותפים של הבניינים, הבניינים גבהו ונוספו מעליות וכיום יש מערכות רבות ושטחים נוספים שיש לדאוג להם: אשפה, מים, בטיחות וחניונים תת קרקעיים. ככל שהבניין כולל יותר שירותים ומערכות כך גדלה האחריות של חברת הניהול – וגם הסיכון המשפטי שהיא נושאת.

למעשה, חברת הניהול מחליפה את ועד הבית. היתרון היחסי של חברת ניהול ואחזקה בגודל ובמקצועיות בא לידי ביטוי בעיקר בבניינים מרובי דיירים. בבניינים כאלה ועד הבית נדרש להתעסק עם שלל המערכות ולנהל קשר עם מגוון רחב של נותני שירותים בעלויות משתנות ובלתי צפויות. חברת ניהול עובדת עם נותני שירותים קבועים בעלות קבועה, יש לה עמדה משופרת במו"מ לתמחור שירותים שונים ומומחיות לטיפול במערכות הבניין.

ממה בנוי הסכם מדף מקצועי לחברת ניהול ואחזקה

כשחברת ניהול רוצה לייצר לעצמה הסכם מדף למתן שירותים היא צריכה לקחת בחשבון כמה דברים. הדבר הראשון הוא זהות הלקוח. חברת הניהול למעשה חותמת על הסכם הניהול עם נציגות הבית המשותף, ונכנסת בנעלי הנציגות לצורך טיפול בכל ענייני הבניין. למעשה, חברת הניהול הופכת לועד בית בעצמה. כך חברת הניהול יכולה למצוא את עצמה מנהלת הליכי גבייה מול דיירים ספציפיים במקביל למתן השירותים לבניין ולטפל בתלונות שעולות ישירות מהדיירים.

הדבר השני הוא אופי השירותים שהלקוח זקוק להם. יש ללמוד את מערכות הבניין והצרכים שלו: לא ראי בניין בן 20 דירות ומעלית אחת כראי בניין רב קומות עם חנייה תת קרקעית וחזית מסחרית. בהמשך יש להתאים את נספח תכולת השירותים כך שיכלול את השירותים להם זקוק הבניין ועליהם סוכם עם נציגות הבניין שיינתנו במסגרת ההתקשרות עם חברת הניהול.

במסגרת הזאת יש להבין מהו הסטנדרט המצופה לתחזוקת הבניין. מהו בעצם "ניקיון תקני"? עד כמה יש לנקות את חדר המדרגות? האם צריך לשטוף את המעלית מבפנים בכל יום, או רק אחת לשבוע? כשמדובר בבניין שיש בו הרבה ילדים, רמת הלכלוך גבוהה מהרגיל ולעיתים נגרם גם נזק לרכוש המשותף. בבניינים הכוללים עסקים – כמו חנויות, מרפאות או משרדים – יש תנועה גבוהה הרבה יותר של מבקרים, וגם זה משפיע על עומס התחזוקה. חוזה איכותי חייב לכלול מנגנוני פיקוח, קריטריונים ברורים ותיעוד של פעולות התחזוקה, כדי שלא ייווצר מצב של מחלוקות מתמשכות בין ועד הבית לחברת הניהול. בפרט חשוב להגדיר יעדים מדידים (KPI) לצורך וידוא עמידה בסטנדרט. הגדרת יעדים מדידים מצמצמת מחלוקות באופן דרמטי!

לבסוף, חברת הניהול מושפעת מהמודל העסקי שלה. כאשר החברה מטפלת במספר בניינים סמוכים זה לזה, לעיתים משתלם יותר להעסיק עובדי תחזוקה וגינון קבועים, מה שיכול גם להוזיל עלויות. לעומת זאת, כאשר הבניינים מפוזרים גיאוגרפית או כוללים צרכים משתנים, התקשרות עם קבלני משנה תהיה לרוב מתאימה יותר – אך דורשת מערך ניהול, תיאום ובקרה מדוקדק.

סעיפים חיוניים בכל חוזה של חברת ניהול ואחזקה

כאמור, מצופה מחברת ניהול למלא את כל תפקידי ועד הבית בתפעול הבניין. לכן נספח תכולת השירותים שמצורף להסכם המדף צריך לכלול כל שירות אפשרי שחברת הניהול מסוגלת לספק, תוך התייחסות לתדירות השירות וחלוקה לאזורי-משנה בבניין. בפועל, מנספח התכולה ניתן למחוק סעיפים לא רלוונטיים לבניינים ספציפיים במהלך המו"מ עם נציגות הדיירים. העברת התכולה מגוף ההסכם לנספח מאפשרת לעשות התאמות למקרים ספציפיים בלי לשנות דרמטית את תוכן ההסכם.

כמו כן יש להגדיר מערכת קשר עם הדיירים. עד כמה חברת הניהול באה בנעלי ועד הבית? האם פניות בנוגע לתחזוקת הבניין יעברו דרך נציגות הדיירים בלבד או שיהיה ערוץ ישיר עם חברת הניהול? האם פניות יעברו דרך מערכת אוטומטית או באמצעות עובד ייעודי שיבקר דרך קבע בבניין ויעמוד בקשר בלתי אמצעי עם הדיירים?

צריך לקחת בחשבון גם שאלות של חלוקת אחריות וניהול סיכונים ותמריצים. למשל, האם אחריות חברת הניהול כוללת תיקון כל ליקוי, אפילו ליקוי חמור שנגרם ברשלנות בוטה של דיירים. יש לתת את הדעת גם על שאלת הגבייה, ומה אופי הסקנציות שחברת הניהול יכולה להשית על כלל דיירי הבניין בעקבות מספר דיירים סרבני תשלום – ולחילופין האם לתת תמריץ לתשלום שנתי מראש.

איך נציגות הדיירים צריכה לבחון הסכם ניהול ואחזקה

כשנציגות דיירים נושאת ונותנת עם חברת ניהול היא צריכה לשקול את כל הקריטריונים האלה. תכולת השירותים והסטנדרט המצופה, היקף האחריות, גבייה וסנקציות, ביטוחים, מנגנון קשר עם החברה וכמובן עלויות. לא מעט פעמים דיירים בוחרים לוותר על שירותי חברת הניהול ולפעול באמצעות הנציגים תוך תמורה מסויימת, נמוכה מזו שחברת הניהול דורשת. חברת ניהול תצטרך להתחרות באופציה הזאת תוך הבלטת היתרון היחסי שלה בגודל, ביציבות, במקצועיות ובהסרת הדאגות האלה מהדיירים.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין חברת ניהול לבין ועד בית?

ועד בית הוא נציגות הדיירים המוסמכת לנהל את ענייני הבניין. לא תמיד לוועד הבית המיומנות והפנאי לטפל בכל ענייני הבניין ולכן נשכרים שירותי חברת ניהול, שצריכה לקבל את סמכויותיה מוועד הבית.

אילו סעיפים חייבים להופיע בהסכם הניהול?

הסכם הניהול חייב לכלול התייחסות לתכולה – מהם השירותים שחברת הניהול תספק, יעדים מדידים (KPI) לעמידה באספקת אותם שירותים, חובות הדיירים וביטוחים.

האם יש לערוך מחדש הסכם מותאם אישית לכל בניין?

אין צורך בהסכם חדש לכל בניין. אולם חברת הניהול צריכה שיהיה לה הסכם מדף לניהול ואחזקת מבנים, המשקף את המומחיות והייחודיות שלה. את הסכם המדף ניתן להתאים לכל בניין לפי צרכי הבניין וההתקשרות בין הבניין לחברת הניהול.

לסיכום

בסופו של דבר, חשוב להבין שאין פתרון אחד שמתאים לכולם. לכל חברת ניהול יש מודל עסקי שונה, אופן תפעול שונה, ותחומי התמחות שונים. גם לכל בניין יש את הצרכים, הבעיות והדינמיקה הייחודית לו. לכן, לפני שניגשים לערוך הסכם מדף, חשוב להשקיע מחשבה בהתאמה אישית של החוזה לצרכים של החברה – לא רק מבחינה משפטית אלא גם מבחינה תפעולית ומסחרית.

בשל המורכבות והחשיבות של התחום, מומלץ מאוד לפנות לעורך דין מסחרי שמכיר את עולם היזמות העסקית, מבין את הדינמיקה של בנייני מגורים ומסחר, ויודע לתרגם את אופן העבודה של חברת הניהול להסכם ברור, אפקטיבי ועמיד גם במקרה של מחלוקות. הסכם טוב לא רק מגן משפטית – הוא גם מאפשר לחברה לעבוד בשקט, להתמקד בשירות, ולבנות אמון עם לקוחותיה לאורך זמן.

משרד עו"ד דוד פדוה עוסק בתחום המסחרי ומתמקצע במתן שירותים משפטיים למגוון לקוחות עסקיים ויזמים לאורך חיי החוזה: מהכנת החוזה דרך ביצועו ועד לסיומו והליכים בעקבותיו. אם יש לכם שאלות בנוגע להיבטים משפטיים בהקמת חברת ניהול ואחזקה וביצירת הסכמי מדף, ניהול לקוחות או מהצד השני התקשרות עם חברות ניהול ואחזקה – מוזמנים ליצור עמנו קשר.